การพัฒนาทักษะงานสารบรรณ

การเขียนเนื้อหา

1. ขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย / เนื่องจาก”/ เนื่องด้วย”

2. ขึ้นต้นด้วยคำว่า “ตาม / ตามที่ / อนุสนธิ”ขึ้น…..แล้วลงด้วย นั้น ถ้าเป็นหนังสือภายใน อ้างถึง จะอยู่ในเนื้อความส่วนแรก ส่วนสุดท้าย จะต้องตรงกับเรื่อง เช่น

ขออนุญาต หรืออนุมัติ	จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติด้วยจะขอบคุณยิ่ง
เชิญเป็นวิทยากร	จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณารับเชิญด้วยจะขอบคุณยิ่ง
ขอความอนุเคราะห์	จึงเรียนมาเพื่อโปรดให้ความอนุเคราะห์ด้วยจะขอบคุณยิ่ง
ยืนยันให้ดำเนินการ	จึงเรียนมาเพื่อโปรดดำเนินการต่อไปจะขอบคุณยิ่งจึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและถือปฏิบัติต่อไป

การใช้ภาษาในการเขียน

1. ต้องสะกดคำให้ถูกต้อง ใช้พจนานุกรม / พจนานุกรมในคอมฯ

2. การใช้คำเชื่อม เช่น ที่ / ซึ่ง / อัน / แต่ / หรือ / เพราะ /ฉะนั้น จึง ไม่ใช้มากเกินไป หรือซ้ำๆ ในที่ใกล้ๆ กัน

3. การใช้คำสรรพนาม ไม่ใช้ข้าพเจ้า/ใช้หน่วยงานไม่ใช้บุคคล เช่น มหาวิทยาลัย / กระทรวง /ไม่ใช้ท่านรือหน่วยงานของท่าน

4. การใช้คำบุพบท เช่น แก่ แด่ เช่น ส่งเอกสารให้กับมหาวิทยาลัยควรใช้ให้แก่มหาวิทยาลัย /ถวายแด่ / อุทิศแด่ เช่น ใช้ยกตัวอย่างคำต่างๆ ที่มีความสำคัญใกล้เคียงกัน ลงท้าย ฯลฯ

ได้แก่	ต้องยกทั้งหมด
อาทิ	ยกมาเฉพาะที่สำคัญ หรือลำดับต้นๆ ไม่ต้องใช้ ฯลฯ เพราะที่สำคัญมีเพียงเท่านั้น
จะ	ใช้ทั่วไป
จัก	(ต้อง) มักใช้ในคำสั่ง / คำกำชับ
ใคร่	(อยาก / ต้องการ) เช่น ใคร่ขอเชิญท่านไปบรรยาย… ซึ่งไม่แน่ว่าจะเชิญหรือไม่

ตัดออกก็ได้ คำว่าไป – มา เป็นสำคัญ เช่น จึงขอเชิญท่านไปเป็นผู้บรรยายวิชา… / (ผู้รับหนังสือจะคิดว่าตนเองจะต้องเดินทางไปบรรยาย) หรือ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลกรุงเทพ ขอส่งอาจารย์สมชาย รักงานมาร่วมประชุม (คือผู้รับหนังสือซึ่งเป็นผู้จัดประชุมจะคิดว่าจะต้องมีผู้มาร่วมประชุม) การใช้ไปยาลน้อย (ฯ) ใช้กับสิ่งเดียวกันที่เขียนไม่จบ เช่น พระนาม นามสกุล ชื่อเฉพาะของหน่วยงานที่ยาวๆ อิศรางกูรฯ / สมเด็จพระเทพรัตน์ ฯ

กระทรวงการคลัง =กระทรวง + การคลัง (เมื่อกล่าวชื่อเต็มไปแล้ว ครั้งต่อไปใช้คำนามแรกแทนชื่อเต็มได้

5. ใช้ประโยคสั้นคำเชื่อมจะมาก ใช้ประโยคยาวดีกว่า

ไม่ใช้คำฟุ่มเฟือยซ้ำซากทำได้ไหม – ขอหารือว่าสมควรปฏิบัติประการใด

6. การเว้นวรรค วรรคเล็กใช้ 2 เคาะ / วรรคใหญ่ใช้ 3 – 4 เคาะ

7. การตัดคำ เมื่อสิ้นสุดบรรทัด ต้องใช่ – (ยัติภังค์) ตัดแล้วความหมายเปลี่ยนก็ไม่ควรตัด

เช่น แม่ – น้ำ / ราช – การ (คำที่ออกเสียงเชื่อมกันจะตัดคำไม่ได้) กระ – ทรวง / บัญ – ชี ใช้กั้นหน้ากั้นหลัง ไม่จำเป็นเหลือ 1 นิ้ว หรือ2 นิ้ว ก็ได้

ผู้ใด	ใคร	ที่ใด	ที่ไหน
แบบใด	แบบไหน	สิ่งใด, อันใด	อะไร
ได้หรือไม่	ได้ไหม	เช่นใด/ประการใด	อย่างไร
เพราะอะไร	ทำไม	ขณะนี้	เดี๋ยวนี้
ต้องการ	ประสงค์	ช่วย	อนุเคราะห์
ในการนี้	ในเรื่องนี้	มิได้ / หามิได้	ไม่ได้
มิชอบ	ไม่ดี	เช่นเดียวกัน	เหมือนกัน
ยังไม่ได้ดำเนินการแต่อย่างใดยังไม่ได้ทำเลย	ยังไม่ได้ทำเลย	แล้วเสร็จ / เรียบร้อยแล้ว	เสร็จแล้ว
อนุเคราะห์	เอื้อเฟื้อ / ช่วยเหลือ / ขอร้องขอความร่วมมือ	อนุญาต	ยินยอม / ยอมให้ตกลง ใช้ในกรณีที่กฎ / ข้อบังคับชัดเจนอยู่แล้ว เช่นอนุญาตการลา / มารยาท
อนุมัติ	เห็นชอบตามระเบียบที่กำหนดไว้ ใช้ในกรณีที่ขอความเห็นชอบในเรื่องใหม่ หรือเรื่องที่สงสัยไม่แน่ใจว่าจะปฏิบัติถูกต้องหรือไม่เช่น ขออนุมัติการใช้เงินงบประมาณ ฯลฯ	ได้รับเชิญ	ถูกเชิญ

ส่วนลงท้ายหนังสือ

เรื่อง	คำลงท้าย
1. ขออนุญาต/ขออนุมัติ	1. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา- จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติด้วย จะขอบคุณยิ่ง
2. ขอความร่วมมือ/ขอความอนุเคราะห์	2. จึงเรียนมาเพื่อโปรดให้ความอนุเคราะห์มหาวิทยาลัยหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับความอนุเคราะห์จากท่านด้วยดีจึงขอขอบคุณมา ณ ที่นี้ด้วย
3. ซักซ้อมความเข้าใจ/ยืนยัน/ให้ดำเนินการ	3. จึงเรียนยืนยันมาเพื่อโปรดเข้าใจให้ตรงกัน- จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและถือปฏิบัติต่อไป

– จึงเรียนมาเพื่อโปรดดำเนินการต่อไปจะขอบคุณยิ่ง4. ส่งข้อมูล4. จึงเรียนมาเพื่อทราบ

17 พฤษภาคม 2550

กองกลาง สำนักงานอธิการบดี

การพัฒนาทักษะงานสารบรรณ