แนวปฏิบัติที่ดี ปี 2556

ระบบคำนวณค่าอาหารทำการนอกเวลาราชการ

เจ้าของผลงาน    นายสมโภชน์ กุลธารารมณ์

สังกัด   สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ

ประเด็นความรู้  

ระบบคำนวณค่าอาหารทำการนอกเวลาเป็นระบบที่พัฒนาต่อยอดจากระบบบันทึกเวลาการมาปฏิบัติราชการประจำวัน ด้วยระบบแสกนลายนิ้วมือที่ผู้มาปฎิบัติงานต้องแสกนลายนิ้วมือเพื่อบันทึกการมาและกลับจากการปฏิบัติงานทุกวัน  โดยนำเวลาจากระบบแสกนลายนิ้วมือในเวลากลับตอนเย็นมาบันทึกในระบบคำนวณค่าอาหารทำการนอกเวลา ตามที่ผู้ปฏิบัติงานอยู่ทำงานอยู่จริง เมื่อผู้ปฏิบัติงานนอกเวลาปฏิบัติงานเสร็จแต่ละวันจะเข้าไปยังระบบและลงวันที่ที่ตนทำงานนอกเวลาก่อนกลับบ้านทุกวัน เมื่อถึงวันสิ้นเดือน หัวหน้าผู้ควบคุมการทำงานนอกเวลา จะพิมพ์รายงานการปฏิบัติงานนอกเวลาออกมาตรวจสอบ  พร้อมกับระบบจะคำนวณค่าอาหารทำการนอกเวลาจำแนกตามรายคน และรวมยอดเงินของผู้ทำงานนอกเวลาทั้งหมดโดยอัตโนมัติ  ผู้ควบคุมสามารถลงนามลงในแบบรายงานส่งให้ฝ่ายการเงิน เบิกเงินค่าปฏิบัติงานนอกเวลาได้ทันที ทำให้การคำนวณเงินค่าปฏิบัติงานนอกเวลาได้ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว ลดเวลาการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ผู้ทำเบิกได้อย่างมาก

ความเป็นมา

ด้วยสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ (สวท.) ซึ่งเป็นหน่วยงานที่กำกับดูแลรับผิดชอบการปฏิบัติงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศของมหาวิทยาลัย เพื่อให้มีการนำเทคโนโลยีมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อการปฏิบัติงาน สวท.จึงพัฒนาระบบระบบคำนวณค่าอาหารทำการนอกเวลาขึ้น  เพื่อลดขั้นตอนการดำเนินงาน  การบันทึกเวลาปฏิบัติงานได้ถูกต้องแม่นยำ ตรวจสอบการอยู่ปฏิบัติงานได้ ทั้งตรวจสอบย้อนหลังได้ สะดวก รวดเร็ว การคำนวณค่าปฏิบัติงานนอกเวลาได้ถูกต้อง ทำให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น     

วิธีดำเนินการ

  1. วิเคราะห์ปัญหาจากการบันทึกการปฏิบัติงานนอกเวลาราชการเดิมที่ใช้วิธีเซนต์ชื่อลงในตารางกระดาษทำให้สิ้นเปลืองกระดาษและปากกา หรือมีการบันทึกเวลาผิดพลาดไม่ถูกต้องตามความเป็นจริง
  2. ออกแบบระบบงานให้สอดคล้องกับการปฏิบัติงานเดิม แต่นำเทคโนโลยีมาใช้ช่วยลดขั้นตอนการเซนต์ชื่อและการคำนวณ
  3. พัฒนาโปรแกรมและทดสอบโปรแกรม
  4. นำระบบไปใช้งานจริง
  5. ติดตามประเมินผลการนำโปรแกรมไปใช้ และปรับปรุงโปรแกรมให้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้
  6. บำรุงรักษาระบบโปรแกรมให้มีความมั่นคง ปลอดภัย 

ผลสัมฤทธิ์       

ด้านคุณภาพ

โปรแกรมระบบงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สะดวก รวดเร็ว ลดความผิดพลาดจากการคำนวณค่าปฏิบัติงานนอกเวลาได้ 99%  ช่วยลดเวลาการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เบิกเงินได้ไม่ต่ำกว่า 50% เพิ่มความสะดวกแก่ผู้ปฏิบัติงานนอกเวลาไม่ต้องลงนามในใบเซนต์ชื่อ ระบบมีความมั่นคง ใช้งานได้ตลอด 24 ชั่วโมง

ด้านปริมาณ

บุคลากรของสำนักจำนวน 53 คนใช้ระบบแสกนลายนิ้วมือและผู้ปฎิบัติงานนอกเวลาราชการของสำนักทุกคนใช้ระบบคำนวณค่าอาหารทำการนอกเวลาทุกวัน ระบบมีการใช้งานมาแล้วไม่น้อยกว่า 2 ปี มีจำนวนการเข้าใช้ไม่น้อยกว่า 8,000 ครั้งต่อปี

ปัจจัยความสำเร็จ

  1. ผู้บริหารให้การสนับสนุนและมีมาตรการให้นำระบบมาใช้อย่างจริงจัง
  2. มีเทคโนโลยีที่ทันสมัย
  3. นักพัฒนาโปรแกรมที่มีความรู้ความสามารถในการพัฒนาโปรแกรมได้ตามความต้องการของผู้ใช้
  4. บุคลากรให้ความร่วมมือในการใช้เทคโนโลยีเพื่อลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน เพิ่มความสะดวก พร้อมรับการเปลี่ยนแปลง