การบ่งชี้ความรู้เกี่ยวกับ : ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
การบริหารจัดการความรู้ สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อสนับสนุนประเด็นยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัย ในการสร้างคนดี คนเก่ง มีทักษะในงาน เพื่อพัฒนาให้เป็นทุนมนุษย์ (Human Capital) ของประเทศ ที่มีเป้าประสงค์เป็นมหาวิทยาลัยที่มีการบริหารจัดการในเชิงวิชาการและเชิงธุรกิจสัมพันธ์สู่ระดับนานาชาติ และผลิตบัณฑิตที่มีเอกลักษณ์ และมีศักยภาพในการสร้างงานอาชีพที่สามารถแข่งขันได้ สำนักวิทยาบริการฯ จึงได้จัดกิจกรรมการจัดการความรู้เรื่องความรู้เกี่ยวกับระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
วัตถุประสงค์หลักของการดำเนินงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้การบริหารงานสารบรรณมีประสิทธิภาพสูงสุดต่อมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระ-นคร เพื่อบูรณาการงานสารบรรณ การบันทึก รับ-ส่งหนังสือภายในมหาวิทยาลัย เป็นการสร้างระบบงานสารบรรณกลางที่มีมาตรฐานในการแลกเปลี่ยนหนังสือ ข้อมูลเอกสารราชการระหว่างหน่วยงานภายใน ให้สามารถติดต่อสื่อสาร ติดตามประสานงานได้อย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ เชื่อถือได้ ลดขั้นตอนการทำงาน ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร ลดเวลาในการจัดการกับเอกสารจำนวนมาก ขจัดปัญหาการดำเนินการเอกสารที่ซ้ำซ้อน สามารถรับ-ส่งเอกสาร และให้บริการสืบค้นหนังสือได้รวดเร็ว ทราบสถานะของหนังสือ ติดตามงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ป้องกันเอกสารสูญหายระหว่างดำเนินการ ทำให้เอกสารต้นฉบับอยู่ในสภาพดี มีการป้องกันและรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่เก็บจากผู้ไม่เกี่ยวข้อง อำนวยความสะดวกต่อการบริหารงานหนังสือ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล โดยในอนาคตจะสามารถพัฒนาต่อให้สามารถเชื่อมโยงกับการแลกเปลี่ยน หนังสือภายนอกได้ ซึ่งจะสนับสนุนให้มีการใช้ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของมหาวิทยาลัยในการปฏิบัติงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ และสอดคล้องกับนโยบายของรัฐบาลในการผลักดันให้หน่วยงานของรัฐให้การบริการสารสนเทศภาครัฐ e-Government เป็นรูปธรรม มีความทันสมัย และพร้อมให้บริการประชาชนได้อย่างแท้จริง
ขั้นตอนการดำเนินงาน สร้างและแสวงหาความรู้ สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ กองกลาง สำนักส่งเสริมวิชาการฯ คณะวิศวกรรมศาสตร์ ส่งบุคลากรเข้าร่วมสัมมนาเกี่ยวกับระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จัดโดยสำนักวิทยบริการ จุฬาลงกรณ์มหาวิยาลัย และการสัมมนา “การจัดการงานสารบรรณยุคใหม่ด้วยระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม” เป็นต้น ศึกษาดูงานระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยนเรศวร มหาวิทยาลัยมหาสารคาม มหาวิทยาลัยบูรพา มีการจัดความรู้อย่างเป็นระบบโดยจัดทำแฟ้มข้อมูลรวบรวมความรู้ ประมวลและกลั่นกรองความรู้โดยจัดกิจกรรมเสวนาเพื่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ รวบรวมองค์ความรู้เป็นระบบ วิเคราะห์และออกแบบโปรแกรมระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ พัฒนาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ทดสอบระบบ เผยแพร่ทางWebsite http://kms.rmutp.ac.th/page/login.aspx และ e-Document สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ จัดอบรมโปรแกรมระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้กับเจ้าหน้าที่สารบรรณของคณะและหน่วยงานสนับสนุน ของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร ทั้งสิ้น 53 คน มีบันทึกหนังสือ/เวียนการใช้งานระบบงานสารบรรณ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร การแบ่งปันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ด้วยการจัดเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับมหาวิทยาลัยบูรพา มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ผ่านทาง Web board / e-mail http://kms.rmutp.ac.th/page/home.aspx การเรียนรู้มีการนำการจัดการความรู้มาปรับปรุงพัฒนาโปรแกรมสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้นให้สามารถให้บริการของหน่วยงานได้ตรงตามวัตถุประสงค์และตรงตามความต้องการของผู้ใช้ สำนักวิทยบริการฯ ได้ทดลองนำไปใช้แล้วที่ http://kms.rmutp.ac.th/page/home.aspx
ผลผลิต/ผลลัพธ์ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ใช้สถาปัตยกรรมแบบ Multi Tiers Architecture และพัฒนาบนพื้นฐานของเทคโนโลยี Micorsoft. NET ซึ่งให้บริการข้อมูลและสารสนเทศผ่าน Web Service เป็นผลให้ระบบสามารถให้บริการผ่านเครือข่าย Internet ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพสามารถรองรับการบริการเอกสารให้แก่หน่วยงานได้และบุคลากรภายใน ผ่าน Workstation/Client/Back office และการให้บริการผ่าน Web Browser และ E-mail คุณสมบัติหลักประกอบด้วย (ผลลัพธ์เชิงคุณภาพ)
1.งานสร้างเอกสาร งานรับและพิจารณาเอกสาร งานเวียนเอกสาร และการออกรายงานเกี่ยวกับเอกสาร
- กำหนดทางเดินเอกสารไว้เป็นมาตรฐานได้ และสามารถปรับแก้จากขั้นตอนมาตรฐาน สำหรับเอกสารแต่ละรายที่สร้างขึ้นได้
- ตรวจสอบสถานะเอกสารที่สร้างขึ้น ว่าอยู่ในระหว่างขั้นตอนใด
- ออกเลขที่รับเอกสารอัตโนมัติ โดยเรียงลำดับที่รับตามลำดับ
- สามารถแจ้งเตือนเมื่อมีเอกสารเข้าได้
- สามารถทำบันทึกข้อความแนบท้ายการรับ/พิจารณาเอกสารนั้น ๆ ได้
- สามารถแนบไฟล์เพิ่มเติมจากการรับได้ หากผู้สร้างเอกสารเปิดสิทธิไว้
- ผู้ส่งสามารถตรวจสอบได้ว่าผู้รับได้เปิดอ่านเอกสารแล้วหรือยัง และสามารถบอกลำดับก่อน-หลัง การส่งของเอกสารนั้นได้
- งานออกเลขที่ส่ง/เวียนเอกสารอัตโนมัติ
- สามารถส่งต่อเอกสารที่รับเข้า เป็นเอกสารเวียนภายในหน่วยงานตามลำดับได้
- การส่งต่อสามารถแนบข้อความและเอกสารเพิ่มได้
- สามารถบันทึกวันเวลาการอ่าน รับหรือปรับสถานะของผู้รับเอกสารและแสดงให้กับผู้ส่งเอกสารได้
- สามารถยกเลิกการส่งต่อข้อความหรือเอกสารแนบท้ายในเอกสารที่รับ เพื่อส่งเฉพาะเนื้อหาเอกสารได้
- สามารถยกเลิกเอกสารหรือถอนเรื่องที่ส่งถึงผู้รับได้
2.สามารถจัดเก็บ/สำเนาเอกสารให้เป็น Digital และสามารถเรียกดูได้จากเครือข่ายคอมพิวเตอร์ และ Internet ทุกที่ทุกเวลาภายใต้ระบบรักษาความปลอดภัย
- ควบคุมสิทธิการเข้าถึงเอกสาร ป้องกันการเข้าถึงข้อมูลจากบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง
- สามารถกระจายการจัดเก็บเอกสารออกเป็นกลุ่มงานหรือหน่วยงานได้ โดยจัดเก็บแยก Server เพื่อให้การทำงานคล่องตัว
3.สามารถตรวจสอบติดตามสถานะเอกสาร การดำเนินเรื่องเอกสารผ่านระบบสารบรรณโดยใช้เวลาสั้นลงเข้าสู่ระบบด้วย Login และ Password และใช้ Login เดียวกันทั้ง Windows application และ Web based application
- สามารถเปลี่ยนแปลงรหัสผ่านของตนเองได้
- การเข้าถึงข้อมูลแบบหลายมิติ เพื่อการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ
- การเข้าถึงข้อมูลแบบกระจายอำนาจ สามารถบริการจัดการภายในหน่วยงานได้สะดวก
- การพิมพ์รายงาน : สามารถเรียกดูรายงานผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์ หรือพิมพ์รายงานในรูปแบบไฟล์ข้อมูล เช่น .XLS, .DOC หรือ .PDF
ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สามารถลดอัตรากำลังด้านธุรการ ลดการใช้เอกสารมากกว่า 30,000 รีม/ปี ติดตามเอกสารได้ง่าย และทราบสถานการณ์ดำเนินงาน มีความรวดเร็ว และประหยัดเวลาการในการ รับ-ส่ง หนังสือ มีการใช้งานระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ในการปฎิบัติงานอย่างคุ้มค่าลดภาวะโลกร้อน และลดการตัดต้นไม้
ปัญหาอุปสรรค บุคลากรไม่เปลี่ยนพฤติกรรมการปฏิบัติงานจากที่เคยทำงานกับเอกสารกระดาษเป็นทำงานกับเครื่องคอมพิวเตอร์ ยึดติดกับความคิดแบบเดิม ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง และไม่พัฒนา
แนวทางแก้ไข ควรส่งไปฝึกอบรมและดูงานหน่วยงานเอกชนหรือรัฐบาลที่มีการพัฒนาไปไกล หน่วยงานที่ประสบความสำเร็จในการนำเทคโนโลยีมาทำงานในชีวิตประจำวัน