ผลการดำเนินงาน ปี 51

การบ่งชี้ความรู้เกี่ยวกับ : ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

การบริหารจัดการความรู้ สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อสนับสนุนประเด็นยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัย ในการสร้างคนดี คนเก่ง มีทักษะในงาน เพื่อพัฒนาให้เป็นทุนมนุษย์ (Human Capital) ของประเทศ ที่มีเป้าประสงค์เป็นมหาวิทยาลัยที่มีการบริหารจัดการในเชิงวิชาการและเชิงธุรกิจสัมพันธ์สู่ระดับนานาชาติ และผลิตบัณฑิตที่มีเอกลักษณ์ และมีศักยภาพในการสร้างงานอาชีพที่สามารถแข่งขันได้  สำนักวิทยาบริการฯ จึงได้จัดกิจกรรมการจัดการความรู้เรื่องความรู้เกี่ยวกับระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

วัตถุประสงค์หลักของการดำเนินงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้การบริหารงานสารบรรณมีประสิทธิภาพสูงสุดต่อมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระ-นคร เพื่อบูรณาการงานสารบรรณ การบันทึก รับ-ส่งหนังสือภายในมหาวิทยาลัย เป็นการสร้างระบบงานสารบรรณกลางที่มีมาตรฐานในการแลกเปลี่ยนหนังสือ  ข้อมูลเอกสารราชการระหว่างหน่วยงานภายใน ให้สามารถติดต่อสื่อสาร ติดตามประสานงานได้อย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ เชื่อถือได้ ลดขั้นตอนการทำงาน ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร ลดเวลาในการจัดการกับเอกสารจำนวนมาก  ขจัดปัญหาการดำเนินการเอกสารที่ซ้ำซ้อน   สามารถรับ-ส่งเอกสาร และให้บริการสืบค้นหนังสือได้รวดเร็ว  ทราบสถานะของหนังสือ  ติดตามงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ  ป้องกันเอกสารสูญหายระหว่างดำเนินการ  ทำให้เอกสารต้นฉบับอยู่ในสภาพดี มีการป้องกันและรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่เก็บจากผู้ไม่เกี่ยวข้อง อำนวยความสะดวกต่อการบริหารงานหนังสือ  ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล  โดยในอนาคตจะสามารถพัฒนาต่อให้สามารถเชื่อมโยงกับการแลกเปลี่ยน หนังสือภายนอกได้   ซึ่งจะสนับสนุนให้มีการใช้ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของมหาวิทยาลัยในการปฏิบัติงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ และสอดคล้องกับนโยบายของรัฐบาลในการผลักดันให้หน่วยงานของรัฐให้การบริการสารสนเทศภาครัฐ e-Government เป็นรูปธรรม มีความทันสมัย และพร้อมให้บริการประชาชนได้อย่างแท้จริง

ขั้นตอนการดำเนินงาน สร้างและแสวงหาความรู้ สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ กองกลาง สำนักส่งเสริมวิชาการฯ คณะวิศวกรรมศาสตร์ ส่งบุคลากรเข้าร่วมสัมมนาเกี่ยวกับระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จัดโดยสำนักวิทยบริการ จุฬาลงกรณ์มหาวิยาลัย และการสัมมนา “การจัดการงานสารบรรณยุคใหม่ด้วยระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม” เป็นต้น ศึกษาดูงานระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยนเรศวร มหาวิทยาลัยมหาสารคาม มหาวิทยาลัยบูรพา มีการจัดความรู้อย่างเป็นระบบโดยจัดทำแฟ้มข้อมูลรวบรวมความรู้   ประมวลและกลั่นกรองความรู้โดยจัดกิจกรรมเสวนาเพื่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ รวบรวมองค์ความรู้เป็นระบบ วิเคราะห์และออกแบบโปรแกรมระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ พัฒนาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ทดสอบระบบ เผยแพร่ทางWebsite http://kms.rmutp.ac.th/page/login.aspx และ e-Document สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ จัดอบรมโปรแกรมระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้กับเจ้าหน้าที่สารบรรณของคณะและหน่วยงานสนับสนุน ของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร ทั้งสิ้น 53  คน มีบันทึกหนังสือ/เวียนการใช้งานระบบงานสารบรรณ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร การแบ่งปันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ด้วยการจัดเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับมหาวิทยาลัยบูรพา มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ผ่านทาง  Web board / e-mail  http://kms.rmutp.ac.th/page/home.aspx การเรียนรู้มีการนำการจัดการความรู้มาปรับปรุงพัฒนาโปรแกรมสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้นให้สามารถให้บริการของหน่วยงานได้ตรงตามวัตถุประสงค์และตรงตามความต้องการของผู้ใช้   สำนักวิทยบริการฯ ได้ทดลองนำไปใช้แล้วที่   http://kms.rmutp.ac.th/page/home.aspx

ผลผลิต/ผลลัพธ์ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ใช้สถาปัตยกรรมแบบ Multi Tiers Architecture และพัฒนาบนพื้นฐานของเทคโนโลยี Micorsoft. NET ซึ่งให้บริการข้อมูลและสารสนเทศผ่าน Web Service เป็นผลให้ระบบสามารถให้บริการผ่านเครือข่าย Internet ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพสามารถรองรับการบริการเอกสารให้แก่หน่วยงานได้และบุคลากรภายใน ผ่าน Workstation/Client/Back office และการให้บริการผ่าน Web Browser และ E-mail คุณสมบัติหลักประกอบด้วย (ผลลัพธ์เชิงคุณภาพ)

1.งานสร้างเอกสาร งานรับและพิจารณาเอกสาร งานเวียนเอกสาร และการออกรายงานเกี่ยวกับเอกสาร

  • สามารถเก็บทะเบียนเอกสารที่สร้างขึ้นจากหน่วยงานโดยติดตามจาก User ที่ทำการสร้างเอกสารดังกล่าว พร้อมสามารถเก็บวันที่ และเวลา สร้างรายการอัตโนมัติ
  • กำหนดทางเดินเอกสารไว้เป็นมาตรฐานได้ และสามารถปรับแก้จากขั้นตอนมาตรฐาน สำหรับเอกสารแต่ละรายที่สร้างขึ้นได้
  • ตรวจสอบสถานะเอกสารที่สร้างขึ้น ว่าอยู่ในระหว่างขั้นตอนใด
  • ออกเลขที่รับเอกสารอัตโนมัติ โดยเรียงลำดับที่รับตามลำดับ
  • สามารถแจ้งเตือนเมื่อมีเอกสารเข้าได้
  • สามารถทำบันทึกข้อความแนบท้ายการรับ/พิจารณาเอกสารนั้น ๆ ได้
  • สามารถแนบไฟล์เพิ่มเติมจากการรับได้ หากผู้สร้างเอกสารเปิดสิทธิไว้
  • ผู้ส่งสามารถตรวจสอบได้ว่าผู้รับได้เปิดอ่านเอกสารแล้วหรือยัง และสามารถบอกลำดับก่อน-หลัง การส่งของเอกสารนั้นได้
  • งานออกเลขที่ส่ง/เวียนเอกสารอัตโนมัติ
  • สามารถส่งต่อเอกสารที่รับเข้า เป็นเอกสารเวียนภายในหน่วยงานตามลำดับได้
  • การส่งต่อสามารถแนบข้อความและเอกสารเพิ่มได้
  • สามารถบันทึกวันเวลาการอ่าน รับหรือปรับสถานะของผู้รับเอกสารและแสดงให้กับผู้ส่งเอกสารได้
  • สามารถยกเลิกการส่งต่อข้อความหรือเอกสารแนบท้ายในเอกสารที่รับ เพื่อส่งเฉพาะเนื้อหาเอกสารได้
  • สามารถยกเลิกเอกสารหรือถอนเรื่องที่ส่งถึงผู้รับได้

2.สามารถจัดเก็บ/สำเนาเอกสารให้เป็น Digital และสามารถเรียกดูได้จากเครือข่ายคอมพิวเตอร์ และ Internet ทุกที่ทุกเวลาภายใต้ระบบรักษาความปลอดภัย

  • สามารถทำการ Scan เป็นชุด กรณีที่ใช้เครื่อง Scan เอกสารที่รับการ Scan เป็นชุด
  • ควบคุมสิทธิการเข้าถึงเอกสาร ป้องกันการเข้าถึงข้อมูลจากบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง
  • สามารถกระจายการจัดเก็บเอกสารออกเป็นกลุ่มงานหรือหน่วยงานได้ โดยจัดเก็บแยก Server เพื่อให้การทำงานคล่องตัว

3.สามารถตรวจสอบติดตามสถานะเอกสาร การดำเนินเรื่องเอกสารผ่านระบบสารบรรณโดยใช้เวลาสั้นลงเข้าสู่ระบบด้วย Login และ Password และใช้ Login เดียวกันทั้ง Windows application และ Web based application

  • สามารถเปลี่ยนแปลงรหัสผ่านของตนเองได้
  • การเข้าถึงข้อมูลแบบหลายมิติ เพื่อการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ
  • การเข้าถึงข้อมูลแบบกระจายอำนาจ สามารถบริการจัดการภายในหน่วยงานได้สะดวก
  • การพิมพ์รายงาน : สามารถเรียกดูรายงานผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์ หรือพิมพ์รายงานในรูปแบบไฟล์ข้อมูล เช่น .XLS, .DOC หรือ .PDF

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สามารถลดอัตรากำลังด้านธุรการ ลดการใช้เอกสารมากกว่า  30,000  รีม/ปี ติดตามเอกสารได้ง่าย และทราบสถานการณ์ดำเนินงาน มีความรวดเร็ว และประหยัดเวลาการในการ รับ-ส่ง หนังสือ มีการใช้งานระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ในการปฎิบัติงานอย่างคุ้มค่าลดภาวะโลกร้อน และลดการตัดต้นไม้

ปัญหาอุปสรรค บุคลากรไม่เปลี่ยนพฤติกรรมการปฏิบัติงานจากที่เคยทำงานกับเอกสารกระดาษเป็นทำงานกับเครื่องคอมพิวเตอร์ ยึดติดกับความคิดแบบเดิม ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง และไม่พัฒนา

แนวทางแก้ไข ควรส่งไปฝึกอบรมและดูงานหน่วยงานเอกชนหรือรัฐบาลที่มีการพัฒนาไปไกล หน่วยงานที่ประสบความสำเร็จในการนำเทคโนโลยีมาทำงานในชีวิตประจำวัน