การพัฒนาทักษะงานสารบรรณ

ประโยชน์ของการเขียนหนังสือที่ดี

1. สื่อความหมายได้ถูกต้อง ตรงประเด็น เข้าใจตรงกัน

2. สร้างความสัมพันธ์ สร้างความเข้าใจที่ดีต่อกัน

3. ประหยัดเวลาในการตีความหรือตรวจสอบข้อมูล

4. ง่ายแก่การปฏิบัติ ผู้รับสามารถปฏิบัติในแนวทางเดียวกันได้

5. เป็นภาพลักษณ์ที่ดีของหน่วยงานเป็นตัวอย่างต่อไป

 

หนังสือราชการ หมายถึง

1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ

2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่น

3. หน่วยงานที่ไม่ใช่ส่วนราชการมีมาถึงส่วนราชการ

4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้น / ระเบียบ / ข้อบังคับ

ชนิดของหนังสือราชการ

1. หนังสือภายนอก

2. หนังสือภายใน

3. หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ

4. หนังสือสั่งการ (คำสั่ง / ระเบียบ / ข้อบังคับ)

5. หนังสือประชาสัมพันธ์ (ประกาศ / แถลงการณ์ / ข่าว)

6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่จัดทำขึ้น (หนังสือรับรอง/ บันทึก/รายงานการประชุม

หลักการเขียนหนังสือที่ดี

1. ความถูกต้อง- ถูกต้องในรูปแบบ- ถูกต้องในเนื้อหา / ต้องมีข้อมูลเพียงพอ- ถูกต้องในหลักภาษา / ไม่ใช้ภาษาพูด / ใช้เฉพาะราชการ

2. ความชัดเจน อ่านแล้วเข้าใจง่าย / ไม่มีข้อสงสัย /วัตถุประสงค์ที่มีหนังสือไป / มีหลายย่อหน้าเพื่อสวยน่าอ่าน

3. ความรัดกุม ข้อเท็จจริงและข้อมูลถูกอ้างอิง กฎระเบียบถูกต้อง ไม่ใช่น่าจะเป็นหรืออาจจะเป็น (ไม่ต้องเดา)

4. สั้นกระทัดรัด ไม่ใช้คำฟุ่มเฟือยวกวน ซ้ำซาก ใช้คำซ้ำในที่ใกล้กันข้อความ กระชับ

5. สามารถโน้มนำ หรือชักจูงให้ได้ตามวัตถุประสงค์โดยเฉพาะการขอความร่วมมือ /ขอความอนุเคราะห์ /ขอความช่วยเหลือจากหน่วยงานอื่น / ใช้ภาษาดีสุภาพและจริงใจ จริงใจ คือ เขียนจากความรู้สึกอย่างแท้จริงไม่ยกยอปอปั้น จนคนอ่านรู้สึกได้ หนังสือใดก็ตาม ถ้าเขียนด้วยความจริงใจแล้วภาษานั้นย่อมงดงามเสมอ

คำขึ้นต้น

• นมัสการ / กราบเรียน 14 ตำแหน่ง คือ ประธานองคมนตรี / นายก /ประธานรัฐสภา / ประธานสภาผู้แทน /ประธานวุฒิสภา / ประธานศาลฎีกา /รัฐบุรุษ / ประธานศาลรัฐธรรมนูญ /ประธานศาลปกครองสูงสุด / ประธานกรรมการเลือกตั้ง / ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชน / ประธานปปช. /ประธานกรรมการตรวจเงินแผ่นดินผู้ตรวจการแผ่นดินของรัฐสภา
• ใช้ นาย / นาง / นางสาว ไม่ใช้คุณ

การเขียนเรื่อง

1. เรื่องที่เขียนขึ้นต้นด้วยคำกริยา เช่น ส่ง / ขอให้ / แจ้ง / ขออนุมัติ / ขอเชิญชี้แจง / ขอหารือ / ตอบข้อหารือ ฯลฯ

2. เรื่องที่ขึ้นด้วยคำนาม

• เรื่องที่กว้างหรือมีหลายประเด็น เช่น การปรับอัตราเงินเดือน โครงการปลูกป่า…
• เรื่องที่ต่อเนื่อง ปกติให้ใช้เรื่องเดิม หรือเติมคำว่าการ ลงไปข้างหน้าหรือตัดคำว่า ขอออก
• เรื่องที่ไม่พึงประสงค์ เช่น ตำหนิ / ปฏิเสธ / ทวงหนี้ ใช้กว้างๆ เช่น การจ่ายโบนัสแก่ข้าราชการ / การชำระหนี้เงินกู้ / การแต่งกายของสตรี

ลักษณะเรื่องที่ดี

1. เป็นวลีหรือประโยคสั้นๆ เครื่องคอมพิวเตอร์ – ขออนุมัติซื้อ…

2. ใช้ภาษาง่ายชัดเจน เช่น ขออนุมัติ….

3. ตรงประเด็นที่ตรงกับส่วนสรุป / เนื้อเรื่อง เช่น เรื่องขออนุญาต…เรื่องสรุปก็ต้องโปรดอนุญาต

4. ไม่ซ้ำกับเรื่องอื่น เช่น ไม่ใช่ ขอเชิญประชุม เพราะไม่รู้ประชุมอะไร

5. สุภาพ / เหมาะสม / รักษาน้ำใจผู้รับ

เช่น การทวงหนี้ – ขอความร่วมมือในการชำระหนี้

ไม่อนุมัติการจ้าง – ขอให้ทบทวนการขออนุมัติการจ้าง