ระบบคำนวณค่าอาหารทำการนอกเวลาราชการ
เจ้าของผลงาน นายสมโภชน์ กุลธารารมณ์
สังกัด สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ
ประเด็นความรู้
ระบบคำนวณค่าอาหารทำการนอกเวลาเป็นระบบที่พัฒนาต่อยอดจากระบบบันทึกเวลาการมาปฏิบัติราชการประจำวัน ด้วยระบบแสกนลายนิ้วมือที่ผู้มาปฎิบัติงานต้องแสกนลายนิ้วมือเพื่อบันทึกการมาและกลับจากการปฏิบัติงานทุกวัน โดยนำเวลาจากระบบแสกนลายนิ้วมือในเวลากลับตอนเย็นมาบันทึกในระบบคำนวณค่าอาหารทำการนอกเวลา ตามที่ผู้ปฏิบัติงานอยู่ทำงานอยู่จริง เมื่อผู้ปฏิบัติงานนอกเวลาปฏิบัติงานเสร็จแต่ละวันจะเข้าไปยังระบบและลงวันที่ที่ตนทำงานนอกเวลาก่อนกลับบ้านทุกวัน เมื่อถึงวันสิ้นเดือน หัวหน้าผู้ควบคุมการทำงานนอกเวลา จะพิมพ์รายงานการปฏิบัติงานนอกเวลาออกมาตรวจสอบ พร้อมกับระบบจะคำนวณค่าอาหารทำการนอกเวลาจำแนกตามรายคน และรวมยอดเงินของผู้ทำงานนอกเวลาทั้งหมดโดยอัตโนมัติ ผู้ควบคุมสามารถลงนามลงในแบบรายงานส่งให้ฝ่ายการเงิน เบิกเงินค่าปฏิบัติงานนอกเวลาได้ทันที ทำให้การคำนวณเงินค่าปฏิบัติงานนอกเวลาได้ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว ลดเวลาการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ผู้ทำเบิกได้อย่างมาก
ความเป็นมา
ด้วยสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ (สวท.) ซึ่งเป็นหน่วยงานที่กำกับดูแลรับผิดชอบการปฏิบัติงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศของมหาวิทยาลัย เพื่อให้มีการนำเทคโนโลยีมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อการปฏิบัติงาน สวท.จึงพัฒนาระบบระบบคำนวณค่าอาหารทำการนอกเวลาขึ้น เพื่อลดขั้นตอนการดำเนินงาน การบันทึกเวลาปฏิบัติงานได้ถูกต้องแม่นยำ ตรวจสอบการอยู่ปฏิบัติงานได้ ทั้งตรวจสอบย้อนหลังได้ สะดวก รวดเร็ว การคำนวณค่าปฏิบัติงานนอกเวลาได้ถูกต้อง ทำให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
วิธีดำเนินการ
- วิเคราะห์ปัญหาจากการบันทึกการปฏิบัติงานนอกเวลาราชการเดิมที่ใช้วิธีเซนต์ชื่อลงในตารางกระดาษทำให้สิ้นเปลืองกระดาษและปากกา หรือมีการบันทึกเวลาผิดพลาดไม่ถูกต้องตามความเป็นจริง
- ออกแบบระบบงานให้สอดคล้องกับการปฏิบัติงานเดิม แต่นำเทคโนโลยีมาใช้ช่วยลดขั้นตอนการเซนต์ชื่อและการคำนวณ
- พัฒนาโปรแกรมและทดสอบโปรแกรม
- นำระบบไปใช้งานจริง
- ติดตามประเมินผลการนำโปรแกรมไปใช้ และปรับปรุงโปรแกรมให้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้
- บำรุงรักษาระบบโปรแกรมให้มีความมั่นคง ปลอดภัย
ผลสัมฤทธิ์
ด้านคุณภาพ
โปรแกรมระบบงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สะดวก รวดเร็ว ลดความผิดพลาดจากการคำนวณค่าปฏิบัติงานนอกเวลาได้ 99% ช่วยลดเวลาการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เบิกเงินได้ไม่ต่ำกว่า 50% เพิ่มความสะดวกแก่ผู้ปฏิบัติงานนอกเวลาไม่ต้องลงนามในใบเซนต์ชื่อ ระบบมีความมั่นคง ใช้งานได้ตลอด 24 ชั่วโมง
ด้านปริมาณ
บุคลากรของสำนักจำนวน 53 คนใช้ระบบแสกนลายนิ้วมือและผู้ปฎิบัติงานนอกเวลาราชการของสำนักทุกคนใช้ระบบคำนวณค่าอาหารทำการนอกเวลาทุกวัน ระบบมีการใช้งานมาแล้วไม่น้อยกว่า 2 ปี มีจำนวนการเข้าใช้ไม่น้อยกว่า 8,000 ครั้งต่อปี
ปัจจัยความสำเร็จ
- ผู้บริหารให้การสนับสนุนและมีมาตรการให้นำระบบมาใช้อย่างจริงจัง
- มีเทคโนโลยีที่ทันสมัย
- นักพัฒนาโปรแกรมที่มีความรู้ความสามารถในการพัฒนาโปรแกรมได้ตามความต้องการของผู้ใช้
- บุคลากรให้ความร่วมมือในการใช้เทคโนโลยีเพื่อลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน เพิ่มความสะดวก พร้อมรับการเปลี่ยนแปลง