ข้อกำหนดที่สำคัญของกระบวนการสร้างคุณค่า
กระบวนงานวิทยบริการ กระบวนงานย่อยระบบบริการศูนย์การเรียนรู้ด้วยตนเอง มีวิธีการดำเนินงานโดยคณะทำงานได้รับมอบหมายนำข้อมูลความต้องการของผู้รับบริการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมาพิจารณาจัดทำเป็นข้อกำหนดสำคัญคือ
- ความสะดวกของผู้รับบริการใช้งานห้องศูนย์การเรียนรู้ด้วยตนเอง
- ความรวดเร็วในการให้บริการ
- ลดขั้นตอนการดำเนินงาน
- ลดภาระงานในการให้บริการ
- ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บข้อมูลสถิติการใช้บริการ
- นำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาใช้ประโยชน์อย่างเต็มประสิทธิภาพ
- ประมวลผลข้อมูลผู้ใช้บริการได้รวดเร็ว ถูกต้อง เชื่อถือได้
- มีการนำฐานข้อมูลนักศึกษา/บุคลากร/เครื่องคอมพิวเตอร์มาใช้ร่วมกันเพื่อสนับสนุนการดำเนินงาน
- มีระบบสำรวจความพึงพอใจแบบออนไลน์
การออกแบบกระบวนการสร้างคุณค่า ระบบบริการศูนย์การเรียนรู้ด้วยตนเอง
วัตถุประสงค์
- เพื่อให้บริการการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ของศูนย์การเรียนรู้ด้วยตนเองเป็นอัตโนมัติ
- เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้บริการ รวดเร็ว ลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน
- เพื่อจัดทำสถิติการใช้งานเป็นอิเล็กทรอนิกส์ สามารถประมวลผลการใช้งานแบบเรียลไทม์ออนไลน์
- เพื่อลดกระดาษ และประหยัดเนื้อที่ในการจัดเก็บข้อมูลผู้ใช้เครื่อง
- เพื่อลดเวลาในการจัดเก็บข้อมูลและจัดทำรายงาน
- เพื่อลดกำลังคนในการให้บริการ
- เพื่อให้ข้อมูลสถิติการใช้มีความถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ ทันสมัย
- เพื่อรายงานข้อมูลใช้งานแบบเรียลไทม์ออนไลน์
- เพื่อประมวลผลประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้งานแบบออนไลน์
- เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้ทุกเมื่อโดยผู้ที่มีสิทธิเท่านั้น
ขอบเขต
- ให้บริการเครื่องคอมพิวเตอร์ศูนย์การเรียนรู้ด้วยตนเองด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์
- จัดทำสถิติผู้รับบริการเครื่องคอมพิวเตอร์ศูนย์การเรียนรู้ด้วยตนเองแบบเรียลไทม์ออนไลน์
ประโยชน์ที่ได้รับ
1. ด้านการให้บริการด้วยระบบอัตโนมัติ
- ลดขั้นตอนการปฏิบัติงานทำให้ผู้รับบริการได้รับความสะดวกรวดเร็ว
- ประหยัดเนื้อที่ในการจัดเก็บ และลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาข้อมูลผู้ใช้งานระบบ
- ลดภาระงานการบริการให้ผู้ดูแลศูนย์การเรียนรู้ด้วยตนเองทำงานหลายอย่างได้พร้อมกัน
- การสร้างหรือเก็บข้อมูลสามารถทำได้ง่ายและสะดวกกว่าการทำงานในรูปแบบปกติ
- การเก็บข้อมูลในรูปของอิเล็กทรอนิกส์ทำให้ลดต้นทุนทางธุรกิจในการสร้างหรือเก็บข้อมูล
- ข้อมูลปลอดภัยมากขึ้น มีระบบสำรองข้อมูลเพื่อป้องกันกรณีข้อมูลสูญหายหรือถูกทำลาย
2. ด้านการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงระบบให้เฉพาะบุคคลที่มีสิทธิเท่านั้น
- ระบบบริการมีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น เข้าถึงข้อมูลเฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์ และได้รับอนุญาตเท่านั้น
- ระบบมีความน่าเชื่อถือ ทุกขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง สามารถตรวจสอบได้
- สามารถตรวจสอบประวัติการใช้งานของเครื่องและผู้ใช้งานได้ทันท่วงที
- สามารถตรวจสอบสถานการณ์ใช้งานของเครื่องที่ให้บริการได้
3. การจัดทำรายงานและสถิติแบบเรียลไทม์ออนไลน์
- สามารถรายงานสถานะการใช้งานระบบได้ทันที
- จัดทำรายงานได้รวดเร็ว ทันต่อการใช้งาน ครบถ้วน ถูกต้อง
- ลดค่าใช้จ่ายในการจัดทำรายงาน
ขั้นตอนการดำเนินงาน
วิเคราะห์ปัญหาที่พบในระบบงานเดิม
- เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลศูนย์การเรียนรู้ด้วยตนเองต้องอยู่ประจำห้องและคอยตรวจสอบสิทธิผู้ขอใช้เครื่องตลอดเวลาทำให้เสียเวลา และสิ้นเปลืองบุคลากรมาก
- เจ้าหน้าที่ประจำศูนย์ต้องเสียเวลาในการเก็บรวบรวมรายชื่อผู้ใช้งานและจัดทำสถิติการใช้งานในภาพรวมของมหาวิทยาลัยด้วยมือทำให้เกิดความผิดพลาด ล่าช้า
- สิ้นเปลืองกระดาษและเวลาในการจดรายชื่อผู้ขอใช้งานเครื่องตลอดเวลา
- สิ้นเปลืองกระดาษในการทำแบบสอบถามและเสียเวลาในการคำนวณผลและรายงานผลการประเมินความพึงพอใจด้วยมือ
ขั้นตอนการปฏิบัติงานเดิม
1.ผู้ใช้แจ้งความจำนงขอใช้ห้องที่เจ้าหน้าที่
2.เจ้าหน้าที่ตรวจสอบสิทธิผู้ใช้
- ตรวจการแต่งกายนักศึกษาให้แต่งกายให้ถูกระเบียบ
- ตรวจสอบสิทธิผู้ขอใช้
3.เจ้าหน้าที่ตรวจสอบความต้องการของผู้ใช้
- ต้องการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์
- ต้องการใช้ห้องสื่อการเรียนรู้
4.ผู้ใช้ลงทะเบียนการใช้งาน
- ผู้ใช้ลงชื่อในแบบฟอร์มการใช้
- ผู้ใช้แลกบัตรนักศึกษา กับบัตรหมายเลขเครื่อง หมายเลขอุปกรณ์ หมายเลขห้องสื่อการเรียนรู้ที่ขอใช้กับเจ้าหน้าที่
5.เจ้าหน้าที่ควบคุม/ตรวจสอบเวลาการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ และห้องสื่อการเรียนรู้ ตามเวลาและระเบียบที่กำหนด
- เครื่องคอมพิวเตอร์ใช้ได้ไม่เกินครั้งละ 2 ชั่วโมง การใช้ 1 คนต่อ 1 เครื่อง เมื่อครบเวลาเครื่อง
- คอมพิวเตอร์จะตัดสัญญาณการใช้อัตโนมัติ
- ห้องสื่อการเรียนรู้ใช้ได้ไม่เกินครั้งละ 2 ชั่วโมง การใช้ 4 คนต่อ 1 ห้อง เมื่อครบเวลาผู้ควบคุมจะตัด
- สัญญาณปิด-เปิดเครื่องรับโทรทัศน์และเครื่องเสียง
- ผู้ใช้ต้องออกจากห้องเมื่อสัญญาณถูกตัด
6.เจ้าหน้าที่ควบคุมดูแลการใช้งานของผู้ใช้
- ให้คำแนะนำปรึกษาแก่ผู้ใช้งาน
- สอดส่อง ดูแล ตักเตือนการใช้งานเว็ปไซต์ที่ไม่เหมาะสม
- ดูแลการใช้งานให้เป็นไปตามระเบียบ
- อำนวยความสะดวกในการใช้งานให้กับผู้ใช้
7.ผู้ใช้ลงทะเบียนออกจากระบบ
- ผู้ใช้นำบัตรหมายเลขเครื่อง หมายเลขอุปกรณ์ หมายเลขห้องที่ได้รับตอนลงทะเบียนคืนที่เจ้าหน้าที่
- ผู้ใช้รับบัตรคืนที่เจ้าหน้าที่
8.บำรุงรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ และห้องสื่อการเรียนรู้ พร้อมอุปกรณ์สื่อผสมเพื่อการเรียนรู้ให้พร้อมใช้งานทุกวัน
- หากอุปกรณ์ชำรุด เสียหาย ให้ดำเนินการซ่อมแซม แก้ไข
9.ตรวจสอบและบำรุงรักษาห้องเรียนรู้ด้วยตนเองให้ทำงานได้เป็นปกติและมีประสิทธิภาพทุกวัน
- ตรวจสอบระบบไฟฟ้า
- ตรวจสอบระบบทำความเย็น
- ตรวจสอบระบบเครื่องเสียง
- ตรวจสอบระบบเครือข่าย
10.ประเมินผลการใช้งานห้องเรียนรู้ด้วยตนเอง
- ทำแบบประเมินผลการให้บริการกระดาษ
- สรุปแบบประเมินผลการให้บริการกระดาษ
- รายงานผลการประเมินผู้รับบริการให้ผู้บริหารทราบกระดาษ
- ปรับปรุงและพัฒนาการให้บริการ
11. แบบฟอร์มกระดาษ
- แบบฟอร์มการลงทะเบียน
- แบบการประเมินผลการให้บริการ